Kleinunternehmer brauchen keine Sekretärin

Viele Kleinunternehmer haben nach praxisnahen Tipps gefragt und wie sie diese schnell umsetzen können.

Die Aufgaben einer Sekretärin sind schnell erklärt: Posteingang, Postausgang, Telefondienst, Ablage, Belege sortieren, Rechnungen schreiben, faxen und kleinere Botengänge. Das sind alles Aufgaben, die der kluge Unternehmer durch den Einsatz einer kleinen, aber wirkungsvollen Computeranlage selbst erledigen kann.

Grundsätzlich muss hier in eine zuverlässige Computeranlage investiert werden - Arbeitsplatzrechner, Server, Dokumentenscanner, Laserdrucker und die entsprechende Software. Wie funktioniert so eine Anlage? Bei der Telefongesellschaft werden mindestens 2 Telefonnummern bestellt. Durch den Einsatz einer Fritz!Box kommen Faxe automatisch als Email an, der Faxversand erfolgt direkt vom Rechner. Ein Papierfax ist nicht mehr notwendig.

Nun muss der Unternehmer Angebote, Aufträge und Rechnungen schreiben. Dazu gibt es eine grosse Auswahl an branchenspezifischen Softwarelösungen. Leistungstexte und Kalkulationsdaten werden hinterlegt und bei Bedarf aufgerufen. Weder für das Angebot, noch für die Rechnung braucht man eine Sekretärin, die das mangels Fachwissen sowieso nicht richtig kann. Die Rechnung ausdrucken und in den Briefumschlag stecken macht kaum Arbeit. Kleinunternehmer haben zudem keine grosse Anzahl an Rechnungen.

Das Telefon wird bei Abwesenheit einfach auf das Mobiltelefon umgeleitet. So ist man stets erreichbar und ein potentieller Kunde möchte eh lieber mit dem Chef reden als mit der Tippse. Schließlich wünscht er fundierte und verlässliche Informationen.

Die tägliche Post wird mit dem Dokumentenscanner eingelesen, verschlagwortet und elektronisch abgelegt. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand durch Akten und Papier auf ein Minimum reduziert. Alle Dokumente befinden sich dann als PDF-Dateien auf dem Rechner und können fix aufgerufen werden. Ein aufwändiges Suchen in Ordnern, die Lieblingsbeschäftigung von Sekretärinnen, entfällt. Traumhaft, wenn alle Daten auf dem Rechner schlummern und jederzeit verfügbar sind.

Die Buchhaltung macht sowieso keine Sekretärin, so werden die Belege monatlich dem externen Buchhalter übergeben. Der Aufwand ist überschaubar. Das kann jeder selbst tun.

Die Investition in effiziente Software rechnet sich. Das kostet zwar ordentlich Geld, aber es sind meistens einmalige Kosten. Die Ersparnis ist enorm, denn eine Sekretärin kostet jeden Monat richtig Geld. Mit ein wenig Mehraufwand können diese Kosten locker eingespart werden. Die Vorteile überwiegen eindeutig.

Wenn ein Unternehmer saisonal überlastet ist, dann kann er einen externen Büroservice anmieten. Auch das ist immer noch günstiger, als eine Sekretärin. Da gibt es viele Möglichkeiten, eine optimale und flexible Lösung zu finden. Viele Einsparmöglichkeiten kann auch ein gewiefter Steuerberater auflisten.

Wer keinen Kundenbesuch empfängt, der kann sein Büro durchaus in einer grösseren Wohnung führen. Die Einsparungen sind enorm. Der Unternehmer muss zur Profitmaximierung alles in Frage stellen, was Geld kostet und er muss auch bereit sein, Veränderungen durchzuführen. Viele Firmen haben zu hohe Fixkosten, die einen grossen Teil des Gewinns auffressen oder sogar Verlust einbringen. Was nützt es einer Firma, bei einer Million Umsatz Kosten in Höhe von einer Million und einem Euro zu produzieren? Unter dem Strich steht ein Euro Verlust. Bei einer Kostenersparnis von nur zwei Euro gäbe es bereits einen Gewinn. Jeder Euro zählt!

Die dümmsten Unternehmer haben ihre eigene Ehefrau oder Freundin als Sekretärin und Vertrauensperson im Betrieb. Viele dieser Unternehmer haben das große Erwachen bei einer Steuerprüfung oder bei einer Trennung. Das muss nicht sein. Es gibt Dinge, wie der eigene Betrieb, die eine Frau nicht zu interessieren haben.

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